公开招标哪些资料要存档? 江苏苏州给出清单

来源:政府采购信息网  作者:    阅读次数:564  发布时间:2018-03-12

  《政府采购法》第四十二条要求采购人、采购代理机构妥善保存政府采购项目每项采购活动的采购文件。根据该条的规定,采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。但在采购实践中,不少采购文件并未得到妥善保管,很多地方的采购档案管理工作成为一个非常薄弱的环节。

  《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)第七十六条规定,采购人、采购代理机构应当建立真实完整的招标采购档案,妥善保存每项采购活动的采购文件。

  那么,到底何为完整的招标采购档案?相信很多从业人员都有类似的问题。

  日前,江苏省苏州市财政局在规范苏州市级政府采购档案材料归档工作时,根据采购方式,给出了《公开招标项目档案清单目录》、《竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目档案清单目录》、《单一来源项目档案清单目录》,以方便从业人员妥善归档。

  苏州市财政局所列三张档案清单目录是苏州市财政局在发布《关于做好2017年度苏州市级政府采购档案材料归档工作的通知》(苏财购[2018]5号)时,以附件的形式发出的。在苏州市财政局发布的《公开招标项目档案清单目录》中,列举了政府采购执行文件、政府采购项目前期准备文件、政府采购开标文件、政府采购评审文件、政府采购中标文件、政府采购合同文件、政府采购验收及结算文件、其他文件中涉及的37项内容。值得一提的是,苏州市财政局还在清单目录中划出了重点,将必备档案通过“☆”的方式予以了标注。

  "清单是以《江苏省政府采购档案管理暂行办法》为主要依据,结合实际工作情况与历年经验制定的。”苏州市财政局政府采购监管处处长吴果伟介绍,“必备档案是指某种采购方式下,无论项目具体情况如何,都应该会有的档案资料。”

  在《公开招标项目档案清单目录》中,以下14项内容为必备档案,被标上了“☆”:政府采购计划申报表和审核表(《苏州市级政府采购项目资金核定表》);项目采购委托协议;采购文件相关资料:采购文件(含评标办法)、采购文件的修改文件、澄清答疑材料(如果有的话);采购公告或资格预审公告、更正公告(如果有的话)(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等);评审专家名单及抽取记录;最终报名成功供应商登记表及相关资料;采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员(如果有的话)及投标人代表等签到记录;中标供应商采购投标文件正本及截止前补充修改或撤回记录;开标记录表及投标人开标一览表(记录唱标内容、记录员签字,招标方式必备);评审专家签到表;评审工作底稿等评审记录;评标报告,包括无效供应商名单及说明、中标候选供应商名单;中标公告记录(含发布媒体下载记录等,如果有的话)。

  在《竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目档案清单目录》中,12项内容被列为必备档案;单一来源采购中,6项内容被列为必备档案。

  “由于苏州市市级没有成立集采机构,长期以来全部采购业务由社会代理机构代理,为防止代理机构关闭、拆分重组等原因造成采购档案流失,我市规定除采购人、代理机构依法保管采购档案外,须在我局保留一套采购档案备查,这项工作自2002年坚持至今。实践中,当地的纪委、法院等部门查案时也是较多地直接到财政部门调阅档案。”吴果伟介绍,苏州市财政局对政府采购档案收集归档的方式是采用年度一次性集中收集的办法,保留期为15年。

  在吴果伟看来,在简政放权的大背景下,通过清单式管理,明确归档的具体内容,财政部门再通过要素审核,对必备资料进行审核。这不仅可以方便采购代理机构,也可以大大提升监管部门的工作效率。

  公开招标项目档案清单目录

  序号内  容必备档案(☆)

  (一)政府采购预算执行文件

  1政府采购预算表

  2政府采购计划申报表和审核表(《苏州市级政府采购项目资金核定表》)☆

  3有关政府采购预算和计划的其他资料

  (二)政府采购项目前期准备文件

  4项目采购委托协议☆

  5核准采购进口产品的相关审批材料

  6采购方式变更申请及批复

  7采购文件相关资料:采购文件(含评标办法)、采购文件的修改文件、澄清答疑材料(如果有的话)☆

  8采购公告或资格预审公告、更正公告(如果有的话)(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)☆

  9供应商资格审查相关记录

  10评审专家名单及抽取记录☆

  11库外专家使用相关说明及材料

  12最终报名成功供应商登记表及相关资料☆

  (三)政府采购开标文件

  13采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员(如果有的话)及投标人代表等签到记录☆

  14中标供应商采购投标文件正本及截止前补充修改或撤回记录☆

  15开标记录表及投标人开标一览表(记录唱标内容、记录员签字,招标方式必备)☆

  16开标过程有关记录,包括采购项目样品送达记录

  17开标过程中其他需要记载的事项

  (四)政府采购评审文件

  18评审专家签到表☆

  19评审工作底稿等评审记录☆

  20供应商书面澄清材料

  21评标报告,包括无效供应商名单及说明、中标候选供应商名单☆

  22现场监督记录

  23评审过程中其他需要记载的事项

  (五)政府采购中标文件

  24采购人对采购结果的确认意见

  25中标通知书☆

  26中标公告记录(含发布媒体下载记录等,如果有的话)☆

  27公证书

  28与中标相关的其他文件资料

  (六)政府采购合同文件

  29代理机构组织采购单位与中标供应商签订合同相关记录

  30政府采购合同及其依法变更相关记录部省属项目需提供

  (七)政府采购验收及结算文件

  31项目验收报告或其他验收文件

  32政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料

  33办理付款材料(资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件)

  (八)其他文件

  34供应商质疑材料、处理过程记录及答复

  35供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定

  36采购过程的音像资料(未在公共资源交易中心评标的项目)

  37其他需要存档的材料(如领导关于本项目的批示等)

  竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目档案清单目录

  序号内  容必备档案(☆)

  (一)政府采购预算执行文件

  1政府采购预算表

  2政府采购计划申报表和审核表(《苏州市级政府采购项目资金核定表》)☆

  3有关政府采购预算和计划的其他资料

  (二)政府采购项目前期准备文件

  4项目采购委托协议☆

  5核准采购进口产品的相关审批材料

  6采购方式变更申请及批复

  7采购文件相关资料:采购文件(含评审办法)、采购文件的修改文件、澄清答疑材料(如果有的话)☆

  8采购公告或资格预审公告、更正公告(如果有的话)(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)☆

  9供应商资格审查相关记录

  10评审专家名单及抽取记录☆

  11库外专家使用相关说明及材料

  12最终报名成功供应商登记表及相关资料☆

  13成交供应商采购响应文件正本及截止前补充修改或撤回记录和供应商报价表☆

  14采购项目样品送达记录

  (三)政府采购评审文件

  15评审专家签到表☆

  16评审工作底稿等评审记录☆

  17供应商书面澄清材料

  18评审报告,包括无效供应商名单及说明、成交候选供应商名单☆

  19现场监督记录

  20评审过程中其他需要记载的事项

  (四)政府采购成交文件

  21采购人对采购结果的确认意见

  22成交通知书☆

  23采购结果公告记录(含发布媒体下载记录等,如果有的话)☆

  24公证书

  25与成交相关的其他文件资料

  (五)政府采购合同文件

  26代理机构组织采购单位与成交供应商签订合同相关记录

  27政府采购合同及其依法变更相关记录部省属项目需提供

  (六)政府采购验收及结算文件

  28项目验收报告或其他验收文件

  29政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料

  30办理付款材料(资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件)

  (七)其他文件

  31供应商质疑材料、处理过程记录及答复

  32供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定

  33采购过程的音像资料(未在公共资源交易中心评审的项目)

  34其他需要存档的材料(如领导关于本项目的批示等)

  单一来源项目档案清单目录

  序号内  容必备档案(☆)

  (一)政府采购预算执行文件

  1政府采购预算表

  2政府采购计划申报表和审核表(《苏州市级政府采购项目资金核定表》)☆

  3有关政府采购预算和计划的其他资料

  (二)政府采购项目前期准备文件

  4项目采购委托协议☆

  5核准采购进口产品的相关审批材料

  6采购方式变更申请及批复材料(公开招标数额以下单一来源为项目相关登记材料)☆

  (三)政府采购成交文件

  7采购协商情况记录☆

  8采购人对采购结果的确认意见

  9成交通知书☆

  10采购结果公告记录(包括网上公示内容及含发布媒体下载记录等)☆

  11与成交相关的其他文件资料

  (四)政府采购合同文件

  12代理机构组织采购单位与成交供应商签订合同相关记录

  13政府采购合同及其依法变更相关记录部省属项目需提供

  (五)政府采购验收及结算文件

  14项目验收报告或其他验收文件

  15政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料

  16办理付款材料(资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件)

  (六)其他文件

  17供应商质疑材料、处理过程记录及答复

  18供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定

  19采购过程的音像资料(公开招标数额以上,未在公共资源交易中心单一来源论证的项目)

  20其他需要存档的材料(如领导关于本项目的批示等)

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