“山竹”登陆 灾难面前如何“紧急采购” 听听业内人士怎么说

来源:政府采购信息  作者:    阅读次数:115  发布时间:2018-09-19

  《政府采购法》

  第八十五条

  对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购,不适用本法。

  “山竹”——紧急状况——紧急采购

  遵循这一思维逻辑,本着专业媒体的责任,小编整理了政府采购业内人士对“紧急采购”的思考、理解和实践经验,供大家参阅。

  时任四川省财政厅厅长 黄锦生

  5月12日汶川地震发生了。当时的紧急情况可想而知,在巨大的自然灾害面前,我们几乎没有时间去震惊、悲伤,第一时间将全身心投入抗震救灾工作中。灾区需要水、食品等基本生活物资,抢救人民生命财产需要水泵、掘土机等专业工具,专项抗震救灾财政资金下达后我们迅速展开了采购,当时所有的念头都是“快、快、快”,因为那些物资都是用来救命的。

  为了适应抗震救灾的需要,政府采购程序在上级有关部门的批准下进行了必要的简化,虽然竞争和选择相对少了一些,但该执行的程序和步骤并没有简化。各级政府部门一边使用紧急采购程序采购物资,一边按照当时的要求尽快补足文件和手续,特殊情况要说明理由,确保专款专用,在保障救灾需要的前提下尽量节约财政性资金。在紧张、忙乱的情况下,正因为有政府采购制度作保障,各项采购均没有出现一点问题。政府采购强大的政策保障力显现,民族凝聚力彰显。

  当时积累的紧急采购经验,应得到传承和推广。

  某省政府采购中心主任

  随着政府采购制度的不断完善,一些采购人为了以合法的形式掩盖其不合理的需求,会把一些完全可以提前按照正常采购程序完成的项目拖到需要使用时才提出采购申请,从而通过紧急采购来实现其目的,如指定品牌,指定供应商等。“因此,紧急采购也应该有相应的管理规定,明确什么是紧急采购,何种情况下可紧急采购,紧急采购项目在审批时需提供什么材料,等等。”

  “财政部门在批准紧急采购方式时就是对紧急采购行为第一阶段的监管,某一项目是否必须进行紧急采购需考虑客观实际。”

  “管理部门要加强对紧急采购审批的管理,对不符合紧急采购条件的,一律不予审批;对违反规定擅自采购的,要予以处罚。”

  某市政府采购中心主任

  “在重大自然灾害面前,如果有一个专业的机构集中采购救灾物资,不仅可以保证采购效率,而且采购质量也能得到有效保障。”

  “而这个角色,理当由集中采购机构来担负。因为他们不仅积累有丰富的采购经验,而且还在以往的紧急采购工作中磨练出了惊人的战斗意志。如,天津市政府采购中心在非典期间组织的非典物资采购、安徽省政府采购中心在抗洪时组织的移动式排涝机械设备紧急采购、湖南省省直机关政府采购中心组织的防洪报警设备紧急采购、四川省的集中采购机构在抗震救灾中组织的设备和物资采购,不仅优质、高效地完成了救灾任务,而且积累了经验、锻炼了队伍。”

  紧急采购最好由集中采购机构来做,因为集中采购机构在长期的政府采购活动中,不仅掌握了丰富的市场信息、产品信息,而且对法律法规、采购程序、产品的相关技术都比较了解。平时建立的商品信息库在抗震救灾的采购中发挥了至关重要的作用。

  紧急采购应由专业的集中采购机构来统一完成,无论是用财政资金还是用社会捐助资金进行的采购都应该如此。“政府采购的外延应向公共采购发展。如果抗震救灾所需采购由不同的部门来实施,监督时会浪费更多的人力、物力;如果统一由集中采购机构来实施,监管部门就只需监督集中采购机构就可以了。”

  某市政府采购办工作人员

  紧急采购完毕可能就会即刻投入使用,因此验收环节往往不被重视。但这不等于项目采购完毕,执行机构就可以高枕无忧。“采购完毕后,集中采购机构有必要对采购过程进行总结,与此同时,还应对价格进行分析。集中采购机构在招标文件制作时就可以保留事后价格分析的权利,以及出现拟中标价不合理情况下取消某一中标人资格或该项目废标的权利。”在强调采购效果评估的同时,还要强调“采购完毕后应该发公告并备案,以确保操作得到进一步的监督”。

  某政府采购业界人士

  紧急情况的时间阶段性

  根据紧急情况发生的时间过程、威胁和危险的程度,采购人需要在不同的时间内做出不同的反应。

  第一阶段--即刻反应

  当紧急情况发生时,采购人需要针对紧急情况所需物资的采购做出第一反应,即所谓应急反应。此时需要判断的是紧急情况的性质,进而选择合适的采购方式。当紧急情况的发生对人类生命有威胁、对自然环境(例如主要河流遭受污染)有严重甚至灾难性的威胁,如果反应延迟,可能会导致情况恶化,对人、环境或更大的流域造成严重伤害的,或者当国家或地方政府宣布紧急状态时,就应该适用紧急采购。

  鉴于情况紧急性,救济物资或服务的采购可以脱离平时政府采购相关法律、条例的约束,以救济物资或服务尽快到达指定位置为主要目标,当然要保证所采购的货物或服务的功能性要求。此时的采购可以放弃常规采购程序,以快为准则。可以事先不签订书面合同,以口头交涉为依据,待情况稳定后补签合同,并要求供应商开具发票。

  如果一项采购涉及的费用较大,采购人员在承担责任前,至少应有一个具有财务授权的官员的口头上的批准,随后写在书面上。这种情况下,采购清单的记录,采购的性质和范围的记录是必要的,以备事后情况说明时,有充足的证据。

  第二阶段--灾难救援

  当紧急情况进入灾难救援阶段时,由于采购的急迫性仍然存在,正常的政府采购流程不能保证规定时间内有效的货物或服务的交付,紧急采购仍然适用。这一阶段的紧急反应可适用于以下情况:

  • 即刻的生命损失的威胁消除了,但如果货物或服务不及时到位,会产生新的威胁,如灾后疾病流行的危险;

  • 即刻的基础设施受到破坏的威胁消除了,但隐患仍在;

  • 人为或自然的灾害还有小规模蔓延的危险;

  • 紧急状态解除;

  在这些情况下,立即做出反应的必要性将改变为紧急响应的能力。采购人可以考虑操作环境和当时的条件,放弃常规政府采购程序,理由是通常的采购程序将阻止及时交付货物或服务以带来有效的救济。

  这一阶段的采购在购买前要获得具有财务授权的官员批准。如果可能,具有财务授权的官员可以对这一阶段的紧急采购进行一个一揽子准许。采购方式可以有如下选择:

  • 直接从能保证质量并保证货物或服务及时到达需求地的供应商处购买。此时最重要的考虑必须是立即提供救济,价格也是选择供应商的一个因素;

  • 可以从以前签订过同样货物或服务合同(包括协议供货)的供货商中直接选择供应商。如果要求立即交付,甚至可以考虑使用其他采购单位的通过竞争过程指定的供应商;

  • 如果可能的话,寻找正在组织救援的其他政府组织和非政府组织,与他们进行协作;

  这个阶段采购人选择供应商的主要考虑原则是,供应商可以保证以合适的价格立即交付到正确的地点并正确的数量和质量。在满足要求的情况下,也可以考虑短期租赁设备而不是购买,让你有时间通过一个更有竞争力的过程找到一个更长久的解决方案。

  由于时间的紧迫性,如果可能的话,可以与供应商书面确认你们间的协议并使用简单的政府模型合同;如果时间不允许,口头或电子邮件的报价就足够了,内容应该包括交付什么东西,什么规格,什么时候,哪里,供货商是谁,价格和任何其他费用,例如运费和保险。

  第三阶段--灾后重建

  一旦紧急情况稳定下来,面临的主要问题变成灾难补救和灾后重建,这可能是一个比较长时间的过程。大多数的货物和服务的采购应返回到正常的政府采购程序。但是,对于某些类型的采购,例如,抗灾物资的储备,或清洁水和污水处理设施、住房重建或道路修复等关键基础设施,采购人可以选择加速采购进程。

  在采购人开展一个加速采购程序时,可以按照《中华人民共和国政府采购法》第三十条第三项的规定,采取非招标形式采购,甚至偏离常规政府采购程序,这时采购人必须准备好为自己的行为做出合法的解释。

  紧急采购的处理原则

  (一)灵活应对

  在真正的紧急情况下,在保证供货商及时交付货物或服务以带来有效的救灾物资的需求下,暂时可以不履行其平日里遵循的政府采购的义务,以避免任何的拖延,这时的灵活的采购方式是完全合理的。

  在紧急采购时,采购人将需要采取灵活方式获得所需的商品和服务。在采取灵活的采购过程时,采购人应考虑到他们必须掌握的所有事实和情况,考虑什么是合理和公正的,考虑到当场的操作环境和条件,研究指定和优先考虑立即进行的采购活动。

  (二)完整的记录

  在紧急事件发生时或发生后尽可能短的时间内,采购人应该记录你的紧急采购整个过程。记住,即使是脱离了平时政府采购程序的紧急采购,也将面临审计。所以你的记录应该尽可能的清晰、完整,并清楚地标明此项购买是一项紧急采购,并记录下证明的事实和情况,文件必须按照有关要求存档。对于应该进行公示的采购,合同应在稍后公布,并明确的注明它是一项紧急采购。

  四、紧急采购的风险防范和监督机制

  紧急采购的顺利进行,除了要有科学可行的方法以外,还要采取一系列的措施对供应商进行激励与风险控制。在紧急情况下,价格上涨、欺诈、贿赂和腐败的风险更高,这可能是一个问题。要意识到这些可能性,并采取措施来防范它们。一要充分发挥供应商的积极性和主动性,搞好货物或服务的供应工作,切实保证政府采购任务的完成;二要防止紧急采购过程中的不轨行为,预防一切对采购单位、对社会可能造成的不确定性损失和风险。

  (一)建立稳定可靠的供应关系

  紧急采购供应商管理应建立在平时供应商管理工作的基础之上,采购部门可以通过平时对供应商情况的全面掌握,在紧急关头科学准确地对供应商的工作能力做出评估,以便领导进行正确的选择。建立稳定可靠的供应关系,要对平时采购工作的开展进行详尽的记录,并对其中的关键数据,如产品合格率、交货准时率、售后服务等进行科学的分析,对供应商的业绩进行量化和诚信评级,确定优先选择对象。

  (二)建立供应商诚信体系和评价系统

  选择诚信等级高的供应商参与政府紧急采购。而其中最为关键和复杂的就是供应商选择方法的确定和运用。只有建立供应商诚信体系和评估系统,才能比较客观和有效地选择出合格的供应商参与紧急采购。另外,政府紧急采购也可以尝试采用公开选择定点供应商的方式。

  (三)建立强有力的监督管理体系

  紧急采购由于其要求高、任务急、时间紧,很容易造成政府采购供应商选择过程的混乱或无序,从而降低采购效益,甚至滋生违法乱纪。搞好紧急采购中的监控,具体应完善以下几种制度:

  一是选择计划制度。对于进行供应商选择的负责人员,应当在进行选择之前列出选择计划,并上交有关监管部门,经其批准后作为供应商选择的参考和最后检查的依据。

  二是采购评价制度。这主要是指对采购业务员的业绩的评定。通过相应的量化评定,可对采购人员的具体行为进行考核提供详细依据,同时也可为紧急采购监督控制提供信息支持。

  三是紧急采购标准化作业制度。通过编制一个详细的紧急采购作业操作手册,对紧急采购流程进行规范,规定采购人员的权限范围,既能为采购行为提供具体的依据,又能实现对采购行为的全程监控。

  四是请示汇报制度。紧急采购的操作具有较大的弹性,作业过程中可能出现一些超出业务采购部门权限范围的事情,这就需要通过必要及时的请示汇报,确保采购活动有序进行。

  湖南省直机关采购中心 刘跃华

  在政府采购实践中,经常会遇到紧急采购任务。这些采购项目大多以货物采购为主,用户单位也大多是事关社会公共利益、民生利益的政府部门。紧急采购项目的周期短,一般不上网公示采购信息,而且中标(成交)的供应商有特定范围。在项目实施时间和实施范围有限的情况下,怎样才能顺利完成任务呢?

  第一要搞清需求。集中采购机构要组织精干力量,派出具有丰富工作经验的人员,并以极大的热情和严谨的作风搞清用户单位的采购需求有哪些,从型号、规格、质量、数量、预算金额、交货地点、售后要求等方面作全面的衡量。

  如棉被采购,重点应弄清要几斤重的棉花,货物送交到哪些县(市)、区、乡镇等。如果是药品采购,则要弄清药品送达用户手中的质保期是多长,因为药品(包括疫苗、试剂等)从生产到使用有一个质量保证期,这是有效保证国家公共卫生安全的一个重要因素,不可或缺。

  第二是严密组织。紧急的政府采购项目一经下达,集中采购机构须马不停蹄地抓好落实。首先,制作招标文件(或谈判文件)要做到简明扼要,使供应商一目了然。一般情况下,在接到采购任务后,2小时内招标文件必须出台发售,4小时内应有供应商作出投标响应。对于投标保证金的交纳,既要做到坚持原则,确保招投标工作的顺利进行,又不能死扣相关规定非要供应商到银行转账,可以按照统一的标准让供应商在投标时以现金方式交纳。其次,采购项目的结果宜当场确定。所有紧急采购项目都有一个共同特点,那就是“急”。当场宣布采购结果可以满足用户单位的这种合理要求。同时,集中采购机构的工作人员一定要把困难和问题考虑得周全一些,加强与政府采购各方当事人的沟通协调,统一意见,营造出良好的紧急采购外部环境。

  第三是必要断后。一般情况下,紧急采购项目都是随到随采随时供货,集中采购机构应该而且必须在采购结果出来后的当时,督促供应商与用户单位签订政府采购合同,并在合同上注明“紧急”字样,并按照买卖双方的约定做好相关供货和售后服务工作。在条件允许的情况下,集中采购机构应当派人参与货物送交、验收环节的工作。

  相关链接:

  《中华人民共和国突发事件应对法》

  http://www.ah-l-tax.gov.cn/portal/dsfc/bqzt/dej/wlaq/1494864000946784.htm

  来源:政府采购信息

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