电子化招投标下施工招标文件及其澄清修改的“三步走”管控模式

来源:招标大爆炸  作者:    阅读次数:663  发布时间:2019-09-17

施工项目招标由于其复杂性及重要性,容易引发招标文件的澄清或修改,如澄清修改过程缺乏专业化、精益化管控,将直接影响投标文件的编制、评标工作的顺利开展,甚至给工程建设、结算带来一些不利影响。文章分三阶段设计了基于电子化招投标平台的施工项目澄清修改管控机制,通过“标准化发布+专业化评审+定制化数据库” 的“三步走”管控模式,提升招标文件澄清修改的标准化、精细化水平,形成招标文件质量的良性闭环反馈机制。

一、引言

根据《招标投标法》的规定,关于招标文件的“澄清”,是招标人对招标文件中的遗漏、词义表述不清或对比较复杂事项进行的补充说明和回答投标人提出的问题,而招标文件的“修改”是指招标人对招标文件中出现的遗漏、差错及表述不清等问题,主动进行的或由澄清转化而成的认为必须进行的修订,澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。在投标截止时间前,投标人对于招标文件有疑问,可以要求招标人进行澄清,招标人根据投标人提出的问题决定是否受理,若受理则以澄清或修改的形式通知所有获取招标文件的潜在投标人。

施工项目招标由于其复杂性及重要性,容易引发招标文件的澄清或修改,而澄清或修改对投标文件的编制质量、评审结果起到至关重要的作用,直接影响到评标过程及招标结果的质效。随着招投标行业规范化水平进一步提升,招标文件编制质量越来越受到招标人的重视,而且随着招投标领域信息化建设的不断深入,电子化招投标服务平台系统(以下简称“电子化平台”)已广泛应用到各类项目的招投标活动中,如何利用电子化平台提高施工项目招标文件编制的准确性,减少澄清修改数量,提升招标质量,是本文探讨的重点。

二、施工项目招标文件澄清修改现状分析

(一)招标文件澄清修改现状

基于工程量清单计价模式下的施工招标是目前较为常见的一种招标模式,因工程量清单、技术部分及图纸资料等文件引起的澄清问题时常发生,而招标文件澄清修改作为招标文件的组成部分,如澄清修改过程缺乏专业化、精益化管控,将直接影响澄清修改内容表述的规范性、准确性,给投标文件的编制、评标工作的顺利开展甚至工程建设进度带来不利影响。

1.影响工程建设进度

澄清修改虽然有利于解释、修正招标文件中矛盾、不清晰的内容,但《招标投标法实施条例》中规定,澄清或修改的内容可能影响投标文件编制的,且发出时间离投标截止日不足15日,应当顺延提交投标文件的截止时间。若招标人因此延长了递交投标文件截止时间,将会导致招标后续环节相应延长,继而可能影响到后续合同的签订、工程建设期及里程碑计划,不利于项目顺利开展,还有可能造成不可预知的成本上升及资源浪费等风险。

2.影响投标文件编制质量

一方面,招标文件若未明确投标人提出澄清问题的格式要求或编制指引,投标人的澄清问题容易存在表述偏差,不利于招标人回复。另一方面,工程量清单澄清回复中项目编码、项目名称、项目特征及工程量等多个要素缺一不可,且计算规则及程序需严格按照相关计价规范,较为复杂,部分投标人可能无法正确理解澄清要求,从而影响投标文件的编制。同时,工程量清单澄清回复后,若涉及投标人重新编制报价,在投标准备期紧迫的情况下,也会存在因工作失误而导致否决的风险,从而在一定程度上降低了市场竞争度。

3.影响评标过程质效

澄清修改文件作为招标文件的组成部分,评标时专家将结合招标文件、澄清修改对投标文件的响应情况进行评审。当施工项目澄清修改较多时,尤其涉及工程量清单澄清修改较多时,评审专家需逐一进行核对,无疑加重了评审工作量,影响评标效率,且人工核对出现错误的概率较大。

(二)导致招标文件澄清修改的因素

1.施工项目较为复杂。

施工招标处于工程项目建设链条的前端环节,存在较大不确定性和复杂性。建设工程的质量、进度、造价三大重要目标都要通过该环节合法、合理地具体落实。施工项目的招标质量直接影响后期项目执行,工程量清单作为工程付款和结算的依据,如涉及大量变更,则有可能造成不必要的合同纠纷。

2.施工项目招标文件编制难度大

不同项目开展施工招标,都需要针对不同的工程特点和工程实际编制招标文件,很难编制出一套各类工程都通用的招标文件范本。一般情况下,施工项目招标文件编制工作量巨大且构成较为复杂,除编制商务部分和技术部分外,还需编制招标工程量清单、绘制图纸,容易导致在业务实践中出现招标文件前后不一致、表述不清等问题。

3.施工项目招标文件对编制人员要求较高

施工项目招标投标适用的法律、规章较多,再加上内容复杂,编制人员应具有正确理解并合理运用法律、规章的能力,同时应具有一定的施工管理经验,应有工程建设管理方法及造价相关知识储备。如编制人员专业知识水平不够系统全面,编制招标文件时就很容易出现内容的局限及偏差。

三、基于电子化平台的施工招标文件及其澄清修改管控机制

随着招投标领域信息化水平的不断提高,电子化平台已广泛应用在很多大型企业的招投标活动中,平台全面支持招标、投标、评标三个阶段的技术应用。因此,基于电子化平台的澄清修改具备流程化的技术管控基础,施工招标可建立相应的标准化、精细化管控机制来提高澄清修改质量。

笔者分三个阶段设计了基于工程量清单计价模式下的施工项目招标澄清修改管控机制,通过“标准化发布+专业化评审+定制化数据库”的“三步走”管控策略,形成招标全流程的良性闭环:第一阶段应用于招标阶段,通过建立招标文件澄清修改系统模块,提高澄清问题受理率,标准化澄清修改发布流程,确保投标文件正确响应,提升其编制质量;第二阶段应用于投标、评标阶段,在前期标准化的基础上,利用基于电子化平台的辅助清标功能,提高评标效率和准确率;第三阶段重在反馈,通过研究分析澄清修改,不断积累招标文件编制问题和漏洞,建立数据库,反馈至前端采购环节,从源头提升招标文件编制的规范性及正确率,实现闭环管理,让整个招标采购管理质量得以良性提升。

阶段1 标准化发布:电子化平台澄清修改模块按照“项目—标段—招标文件类型”三个层级搭建澄清问题模板,实现澄清问题的精准、科学归类。其中,“招标文件类型”分为商务部分、技术部分、招标工程量单三类。投标截止时间前,投标人可通过平台勾选澄清问题模板,填报澄清问题。工程量清单因其特殊性可单独配置澄清问题模板,从而进一步细化清单问题类型。招标人可通过平台归集澄清问题,生成澄清修改的专用格式,回复后通过平台自动发布至涉及标段,投标人可通过平台下载、查看,从而更好编制投标文件(见图1)。通过招标文件澄清修改的全流程、标准化管控,实现以信息化工具为主要抓手提升招标文件编制质量的管理手段革新。

阶段2 专业化评审:电子化平台建立工程量清单专业化辅助评审模块,实现招标工程量清单澄清的自动合并更新、招投标清单符合性、规范性检测的智能评审。投标阶段,投标人可根据招标工程量清单及已发布的澄清修改文件编制投标工程量清单,通过电子化平台对清单的内容及格式进行规范性校验,确保上传至电子化平台的投标工程量清单通过对比检测,未遗漏澄清修改,进一步降低投标否决率。评标阶段,评标专家在电子化平台进行招标工程量清单、澄清修改、投标工程量清单的合并、对比、检测,由平台清标模块批量、自动完成招投标清单的规范性检测、符合性评审及报价定向专业分析,消灭清单纠错等重复劳动,专家可集中精力开展更为重要的分析决策工作(见图2)。

阶段3 定制化数据库应用:基于平台澄清修改模块数据建立招标文件编制相关历史数据智库,依据澄清修改模板的分类层级进行分类,便于统计分析。具体分析数据库中各澄清、修改引发的原因,提炼施工招标文件编制质量的常见影响因子,映射形成定制化的各类项目招标文件商务、技术、工程量清单的编制及审查要点,反馈应用至后续同类项目的招标文件编制、审查阶段,规避同类问题的再次发生,保证招标文件编制质量,提升招投标质效(见图3)。

四、案例分析

根据《建设工程工程量清单计价规范》GB50500-2013,厂区性建筑工程发生土石方工程时应选用土石方清单项目。投标人在编制某变电工程施工投标文件时发现,间隔扩建工程的建筑部分缺失土石方项目,同图纸内容不一致。投标人在电子化平台上向招标人提出澄清问题(见表1)。

根据投标人的澄清问题,招标人在平台进行回复并生成澄清答复文件,并通过平台自动下发至该标段所有投标人(见表2)。

上表为招标人通过平台标记招标工程量清单澄清类型,填写相应的模板后生成的澄清附表(见表3)。评标阶段,专家在电子化平台依次导入招标工程量清单、澄清文件以及各投标人已标价的工程量清单,并通过电子化平台生成的检测结果查阅对比不符合项,判断此标段所有投标人的该清单项目是否正确响应,评审过程精准、快速。本次清单澄清内容同时编入澄清修改历史数据库,针对性滚动修编招标文件审查要点,提升招标文件内容审查的精细度和准确性。

五、结语

笔者认为,随着基于电子招投标系统的澄清修改管控机制的深入应用,“标准化发布+专业化评审+定制化数据库”的“三步走”管控模式能有效缓解目前施工项目招标文件编制质量不高、澄清修改问题较多、评审过程复杂等痛点,通过“大数据”收集整理后端澄清修改等环节凸显的问题并反馈至前端招标文件编制、审查环节,形成招标全流程的良性闭环管控,为未来的“智慧供应链”管理提供坚强支撑。

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