如何规避政府采购备案管理“陷阱”?

来源:中国政府采购  作者:    阅读次数:2471  发布时间:2020-07-13

  政府采购备案管理是《政府采购法》等法律法规赋予各级政府采购监督管理部门的一项重要监督职能。

  实践中,由于有的地方没有出台相关的管理制度和工作流程,对备案项目、范围、资金性质、相应程序均没有规定和规范,造成各地备案管理各出一辙、备案时间不一等问题,使一些违规采购行为得不到及时的控制和制止。同时,因为上述和其他各种原因使监管部门对备案管理在实际中出现变向,严重削弱了政府采购监督管理部门的监督作用。

  备案制 ≠ 审批制

  实践中,通常做法是以统一制式的采购计划申请表形式替代采购实施计划,有纸质版本的、电子版本的以及直接融入财政资金拨付系统。

  另外,备案时间基本上是要求采购人进行事前备案。这造成了采购项目实施时,不管采购人选择公开招标还是其他非公开招标的采购方式,都应先填报采购实施计划报财政部门备案。

  而对于事前备案程序,在当前绝大多数监管部门,业务流程其实和审核程序并无区别,同样需要层层把关,使得这种事前备案制度已演变为一种以备案名义进行的审查。

  《<政府采购法实施条例>释义》解读中提到“《政府采购法实施条例》明确了对政府采购实施计划实行备案制,而不是审批制。”无论是项目实行事前或事后备案制,备案程序和时间应该是即时的。

  并且对于备案内容,在实行形式审查的同时,也要对其合法性进行审查,并同时完善备案的相关规范手续。

  备案制 ≠ 简化制

  笔者发现有的地方没有相应备案制度。经走访,有的地方管理规范,实行电子备案并拓展接口可与外部对接,有的地方实行台账管理,但是有的地方就是给个号,既无规定又无手续,认为备案制不是审批制,给个备案号就行了,打着“放管服”的名义,逐步变成简化制。

  政府采购备案制管理是为了方便采购人开展采购活动的管理制度,实行备案管理后大部分政府采购活动由采购人自行备案后即可执行。

  但备案管理不意味着备而不管,备案管理下的政府采购活动仍需严格按照政府采购相关法律法规执行。各采购单位和监管部门应高度重视,加强内部管理,指定专人负责政府采购和备案管理工作,学习政府采购相关业务知识,掌握政府采购业务流程,强化主体责任,防止政府采购备案管理备而不管。

  备案制 ≠ 推卸监督责任的挡箭牌

  随着政府采购代理机构由过去的审批改变为备案后,特别是代理政府采购业务准入的门槛低,加上一些代理机构对政府采购业务不专业,在代理业务后出现质疑、投诉较多。

  而有的供应商因为不熟悉政府采购政策,在报名等环节或代理机构因解释不到位,就去走法规规定的程序质疑,甚至还四处找人或直接投诉,而监管部门却认为备案就代表已经接受管理,不备案说明不知道。监察部门和领导追问时答复是没有备案,从而变成推卸管理监督责任的挡箭牌,造成监管部门不愿意为其备案。

  对此,采购人首先应科学合理确定采购需求,做好本单位和下属单位的政府采购预算和采购计划编制报备工作,实行专人负责内部政府采购备案、依法组织开展采购活动和答复供应商质疑,配合财政部门处理供应商投诉。

  其次,财政监管部门要建立健全政府采购备案管理制度和办法,规范备案操作程序和手续,依法加强对政府采购招标投标活动的动态监督,依法受理政府采购投诉,加大对采购人、代理机构、评审专家的监督检查,强化政府采购备案管理、绩效评价和责任追究。

  最后,监察、审计部门要依据各自职责对政府采购活动实施监督监察,如发现采购当事人有违法行为的,依照各自职责及时处理。

  备案制 ≠ 加重采购手续和成本的法码

  实践中由于备案内容不一,备案程序不一,出现采购人、代理机构备案难,取得备案号难,备案手续证明不规范,有的监管部门先给临时号,采购完毕交付备案资料时再给正式备案表和号。备案内容不明确和程序不一致使采购人和采购代理机构不知所措,一项备案多次跑腿还无法明白怎么备案,甚至有的采购代理机构不管是不是备案时需要的,也把所有的采购文件全部装订成册一并移交,备案移交时却又无手续和证明。

  更有甚者的监管部门、公共资源交易平台在调阅档案时又以采购代理机构未备案而索取备案资料等,从而加大采购备案手续成本的法码,使政府采购备案管理和公共交易平台工作偏离正常轨道。

  政府采购备案管理涉及政府采购活动的方方面面,不仅涉及到公开招标、邀请招标以及竞争性谈判采购等采购方式,还涉及到采购人、集中采购代理机构、经财政部门登记备案的政府采购社会代理机构等。

  从政府采购备案的主体上讲。不论是政府集中采购项目还是部门集中采购项目、分散采购项目,应当由采购人直接向同级财政部门申请备案手续。

  从备案的文件材料上讲。包括以下资料:①采购资料:包括采购活动记录、委托采购协议书、采购信息公告;②采购文件包括招标文件、竞争性谈判文件、竞争性磋商文件、询价文件等;③评审文件及相关资料,包括评审报告、中标(成交)公告、中标(成交)供应商的投标(响应)文件,评审记录;④采购合同包括分包合同、变更合同;⑤法律法规规定的其他文件材料。

  从备案程序上讲。办理备案手续时应遵循以下程序:①申请备案单位填写《备案登记表》,连同应备案的文件材料报送到同级政府采购监督管理部门。②政府采购监督管理部门在收到申请备案单位报送的《备案登记表》及相关备案材料后,经初审认为其申报备案材料齐全,且合法合规的,应当受理。③政府采购监督管理部门,对认定合符要求的《备案登记表》和相关备案文件材料,应加盖“政府采购备案登记专用章”,并统一编号登记以备查。

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